Binnen Plan&Was is het mogelijk om de module offerte te gebruiken (vanaf het Plus pakket alleen op aanvraag).
Om de module offerte te kunnen gebruiken dien je eerst de standaard instellingen aan te maken bij de instellingen pagina.
Van uit het tabblad 'Offerte' kan je offertes raadplegen, opstellen en versturen naar bestaande of nieuwe relaties. Bij het aanmaken van de offerte vul je direct alle klant gegevens in en maak je ook direct een opdrachten bon aan. Wanneer de relatie de offerte accepteert kan je direct klikken op "Opdracht inplannen "en word de opdracht verwerkt in het systeem.
Ga naar het tabblad Instellingen → Offertes.
Voor je de eerste offerte gaat versturen loop dan alle instellingen na en stel deze in naar wens.
Elke offerte is voorzien van een kop- en voettekst.
Door gebruik te maken van templates is het mogelijk om veel voorkomende offertes alvast in te richten die bij nieuwe offertes kunnen worden gebruikt.
De teksten zijn naar wens te personaliseren. De kop-tekst wordt veelal gebruikt voor de aanhef en introductie van de offerte.
De voettekst wordt gebruikt ter afsluiting van de offerte.
Je stelt zelf in wat voor als standaard kop en voettekst je wilt gaan gebruiken in een offerte.
Waarnaast er gekozen kan worden hoelang de offerte geldig blijft, en welke offerte e- mail template moet worden toegepast.
Een offerte die wordt uitgebracht naar de klant is altijd voorzien van een geldigheidsduur.
De geldigheidsduur wordt gebaseerd op de huidige datum plus het aantal dagen dat een offerte geldig is.
Na het verstrijjken van de geldheidsduur kan de offerte niet meer automatisch worden geaccepteerd, de klant dient voor het verstrijken van de geldheidsduur gebruik te hebben gemaakt van het offerte portaal. Het is altijd mogelijk de geldigheidsdatum te wijzigen mocht de datum zijn verstreken.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, moet de klant de offerte ondertekenen voordat hij deze kan accepteren.
Wanneer deze optie is ingeschakeld, moet de klant een reden opgeven bij het weigeren van een offerte.
De standaard kop- en voettekst bij het maken van een nieuwe offerte.
Wanneer de offerte via het systeem naar de klant wordt toegezonden is het vereist hiervoor een e-mailtemplate te configureren.
Deze template bevat de standaard inhoud van het bericht.
De standaard e-mailtemplate die naar de relatie wordt gestuurd nadat zij de offerte hebben geaccepteerd
De standaard e-mailtemplate die naar de relatie wordt gestuurd nadat zij de offerte hebben afgewezen
Geef hierbij de kleur op van de link-achtergrond, die bij het uitbrengen van de offerte per e-mail automatisch wordt toegevoegd.
Geef hierbij de kleur op van de link-tekst, die bij het uitbrengen van de offerte per e-mail automatisch wordt toegevoegd.
Geef hierbij de tekst/label op van de link, die bij het uitbrengen van de offerte per e-mail automatisch wordt toegevoegd.
Geef hierbij het e-mailadres op waar offerte acceptatie- en afwijzingen naartoe worden gestuurd. Indien deze leeg wordt gelaten, wordt het standaard bedrijfs e-mailadres gebruikt om bevestigingen naartoe te sturen.
Voeg eventueel de algemene voorwaarden aan de offerte toe: als bijlage, met PDF samenvoegen, of niet inbegrepen.
