- U bent hier:
- Home
- Handleiding
- Notificatiedienst
Via het Plan&Was systeem kan je de klanten laten weten wanneer de werkzaamhedne zijn ingepland. Je heeft de optie om deze notificatie te versturen naar alle klanten en/of klant-specifiek in te schakelen. Deze functie kuan je naar wens personaliseren en eventueel nog per klant aanpassen op de relatiekaart.
Ook kan je via het systeem de klanten laten weten wanneer de opdracht is uitgevoerd. Wanneer je een opdracht op uitgevoerd zet word het bericht automatisch door het systeem verstuurd naar de relatie. Zelf kan je er voor kiezen om deze functie wel of niet te gaan gebruiken. Deze functie kan je naar wens personaliseren en eventueel nog per klant aanpassen op de relatiekaart.
Schakel de optie 'Verstuurd aankondigingen' in om op automatische basis de berichten te versturen. Indien deze optie is uitgeschakeld worden de berichten niet meer automatisch verzonden en kan je (indien gewenst) de notificaties handmatig versturen.
Om gebruik te kunnen maken van de notificatie dienst dient er een mail adres en/of mobiele nummer geregistreerd te zijn bij de relatie kaart. Er kan ook per relatie op de relatie kaart worden ingesteld of deze notificatie moet worden verzonden.
Aankondigingen van de werkzaamheden zijn per e-mail en/of sms te versturen. De standaard ingestelde methode is voor elke relatie geldig, tenzij er relatie-specifiek een afwijkende methode is opgegeven.
| Niet verzenden | Er worden standaard geen notificaties verzonden, tenzij er relatie-specifiek een andere methode is opgegeven |
|---|---|
| Per email | Standaard worden de notificaties per e-mail verzonden, tenzij er relatie-specifiek een andere methode is opgegeven |
| Per sms | Standaard worden de notificaties per sms verzonden, tenzij er relatie-specifiek een andere methode is opgegeven. Voor het versturen van SMS berichten dien je over een bundel te beschikken, bij de eenmalige activatie van de sms-methode kunt deze direct bestellen. |
| Per email en sms | Standaard worden de notificaties per e-mail én sms verzonden, tenzij er relatie-specifiek een andere methode is opgegeven. |
Als voorbeeld kan je de notificaties standaard per e-mail versturen. Indien er relaties zijn die de notificaties via SMS willen ontvangen kan dit op de betreffende relatiekaart specifiek instellen op 'Per sms'.
De notificiaties worden automatisch door het systeem verzonden, rekening houdend met de ingeplande opdrachtdatum kan je bepalen hoeveel dagen vooraf de relatie hiervan op de hoogte wordt gebracht.
Stel het gewenste aantal dagen vooraf en het tijdstip in waar voor jouw bedrijfsvoering het beste aansluit, rekening houdend met het vooraf indelen van de week/dag planning.
Middels een e-mailtemplate kan de inhoud van het bericht worden opgesteld. Het is mogelijk om meerdere e-mailtemplates in te richten en deze als standaard te configureren en indien gewenst per relatie-specifiek in te stellen.
Via de bewerk knop 'templates beheren' kan je de inhoud van de standaard ingestelde templates verder instellen.
Indien er is gekozen de notificaties per SMS te gaan versturen dien je hiervoor een standaard sms-template in te stellen. Een sms-bericht bestaat maximaal uit 160 tekens.
Mocht de planning wijzigen nadat de opdracht-notificatie is verzonden kan het nodig zijn de notificatie opnieuw te versturen. Middels deze instelling is het mogelijk om automatisch de notificatie nogmaals naar de betreffende relatie te sturen. De notificatie wordt nogmaals naar de relatie gestuurd volgens dagen vooraf en op het ingestelde tijdstip.
| Altijd opnieuw versturen | Bij het aanpassen van de opdrachtdatum en/of het verslepen van opdrachten worden altijd de notificaties opnieuw verzonden. |
|---|---|
| Alleen opnieuw versturen bij termijn-planning | Indien de opdracht van week-naar-week wordt versleept worden de notificaties opnieuw verzonden. Indien de opdracht is verplaatst binnen dezelfde week wordt de notificatie niet opnieuw verzonden. |
| Niet opnieuw vesturen | Indien het niet gewenst is om de notificaties automatisch opnieuw te versturen kunt u de functie uitschakelen. Je dient zelf de klant eventueel op de hoogte te stellen van de nieuwe datum waarop de werkzaamheden zijn ingepland. |
Nadat de notificaties zijn verzonden kan je hiervan dagelijks een rapportage ontvangen op het gewenste e-mailadres. In deze rapportage treft u de relaties waarnaar de notificaties zijn verzonden inclusief de nodige gegevens.
Zodra de werkzaamheden in het systeem op 'uitgevoerd' worden ingesteld kan je hiervan de relatie op de hoogte brengen, stel hiervoor een gewenst template 'Opdracht - Uitgevoerd E-mail ' in die hiervoor wordt gebruikt. De relatie krijgt vervolgens de mailing binnen inclusief de opdracht bon. Indien er geen template is gekozen 'Niet verzenden', is deze functie standaard niet actief. Indien gewenst is dit relatie-specifiek te configureren.
Ook is het mogelijk om 'extra werk' in de notificatie aparte te vermelden, dit is standaard niet ingeschakeld. Extra werk kan bij elke opdracht aparte worden opgegeven voordat deze op 'uitgevoerd' wordt ingesteld.
Om gebruik te kunnen maken van de notificatie opdracht uitgevoerd dient er een mail adres geregistreerd te zijn bij de relatie kaart.
Er kan ook per relatie op de relatie kaart worden ingesteld of deze notificatie moet worden verzonden.