Medewerkers & gebruikers

Een medewerker kan opdrachten toegewezen krijgen binnen het systeem en heeft hierdoor een eigen agenda. Ook is het mogelijk om voor de medewerker een eigen Plan&Was account activeren waarna hij/zij toegang heeft tot de App en/of web versie. Nadat de medewerker is geactiveerd kunnen de opdrachten worden toegewezen en kan hij/zij zelfstandig de app gebruiken en de lijst van opdrachten uitvoeren.

Iedereen die werkt met het Plan&Was systeem word geregistreerd als medewerker. Als eigenaar ben je zelf als eerste medewerker automatisch geactiveerd in het systeem.

Bij de pagina instellingen kan de nieuwe medewerker worden aangemaakt en geactiveerd. Wanneer je en medewerker activeert geef je deze ook direct de persoonlijke rechten die per medewerker gelden. Je kunt per medewerker de volgende bewerkingen uitvoeren:

• Activatie / de activatie
• Details
• Notitie (intern)
• Beschikbaarheid
• Toegang tot Plan&Was
• Verlof registratie  

Medewerkers toevoegen

Ga naar het tabblad  Instellingen  →  Medewerkers  → Toevoegen      
Nu kan je beginnen met het invullen van de medewerker kaart  → Opslaan  →  Activeren

Via volgende stappen maak je een nieuwe medewerker aan.

1. Medewerker toevoegen 
2. Persoons gegevens invoeren van de medewerker 
3. Activeren van de medewerker waarna deze direct actief is in het systeem
4. Werk gerelateerde gegevens invoeren 
5. Rechten toekennen binnen het systeem en/of app
6. Na activatie kan de medewerker worden gekoppeld aan de opdrachten
7. Automatische mailing naar Plan&Was waarna de medewerkers mutatie word verwerkt in het contract.

(Wanneer je een nieuwe medewerker activeert worden de kosten hiervan automatisch binnen enkele werkdagen in rekening gebracht.)

Beschikbaarheid 

De beschikbaarheid van de medewerker vult zich automatisch in met de standaard werktijden van het bedrijf deze zijn vooraf ingesteld.
Wanneer een medewerker afwijkende werkdagen/ tijden heeft kunnen deze per medewerker worden ingesteld.
Het systeem houd rekening met de berekening van de inzetbare uren. 

Standaard beschikbaarheid 

• Standaard werktijden van het bedrijf

Inplannen en beschikbaarheid 

• Altijd in te plannen → Ondanks dat de medewerker vrij is kunnen er wel opdrachten worden ingepland.
• Buiten werktijden/verlof niet inplannen. → De opdrachten kunnen niet aan de medewerker worden toegekend deze komen in het vrije kollom om een andere medewerker toe te kennen. 

Activatie 

Via de activatie knop (bovenin de blauwe balk)  →  Activeert je de nieuwe  medewerker  →  Activatie toestemming  →  Aantal actieve medewerkers overzicht  →  Akkoord toevoegen extra medewerker  →  Activeren.

• Activatie
  • Hier zie je staan of de medewerker wel of niet is geactiveerd.
• Resource gegevens
  • Verplicht is Code :Naam waaronder de medewerker zichtbaar is in de planning.
• Persoonlijke gegevens medewerker
  • Vul zo veel mogelijke persoonsgegeven van de medewerker in.
• Adres gegevens
  • Vul hier de adres gegevens van jouw medewerker in.
• Notities (intern)
  • Hier kan je een notitie zetten met betrekking tot de medewerker deze kan alleen gezien worden door de mensen met de administratie instelling.
• Beschikbaarheid
  • Stel hier in of er volgens standaard werktijden word gewerkt (vinkje aan /uit te zetten)
    Wil je aangepaste werktijden vul dan per dag de beschikbaarheid in.
    Onderaan vind je het totaal overzicht van de beschikbaard van de medewerker.
    * Wil je dat de planning zich aanpast op de beschibaarheid ( opdrachten niet inplannen bij niet beschikbaar) stel deze dan ook in.
• Toegang tot Plan&Was
  • Maak een gebruikers naam aan  (E-mail adres) →  Stel een tijdelijk wachtwoord in.
    Per medewerker kan je kiezen wat de medewerker wel en niet kan inzien.
    Geef de medewerker zijn inlog naam en tijdelijke wachtwoord door. 

Toegangsrechten

Desktop versie
Volledige toegang  → Toegangsrechten tot de gehele administratie aan/uit zetten

Mobiele WebApp 
Aanvinken wat van toeppassing is voor de medewerker 

• Mobiele Web App
  • Wanneer deze word geactiveerd heeft de medewerker toegang tot de mobiele app
• Medewerker filter actief
  • Wanneer deze word geactiveerd ziet de medewerker alleen zijn eigen opdrachten in de app. 
• Medewerker overschakelen
  • Wanneer deze word geactiveerd kan de medewerker overschakelen naar een opdrachten lijst van een collega om eventueel een taak/klus over te nemen / uitvoeren. 
• Opdrachten - bijlage downloaden
  • Wanneer deze word geactiveerd kan de medewerker ook de opdrachten bon downloaden om in te zien 
• Opdrachtduur tonen
  • Wanneer deze word geactiveerd ziet de medewerker wat de opdracht duur is die vooraf is aangegeven op de opdrachten bon. 
• Achterstallig( permaand) 
  • Wanneer je deze functie activeer ziet de medewerker een overzicht van de achterstallige opdrachten.
• Bedragen tonen
  • Hierbij zijn er 3 keuze mogelijkheden
    1e Niet zichtbaar : Standaard kan de medewerker de bedragen niet inzien en kan hij ook niet factureren. 
    2e Zichtbaar : De medewerker kan alle ingevoerde bedragen zien en factureren
    3e Pin/Kas zichtbaar: Wanneer er op de relatie kaart de betaalmethode  Pin/Kas is ingesteld kan de medewerker deze bedragen wel in zien om direct te kunnen afrekenen. 
• Relaties raadplegen 
  • Wanneer je deze activeert kan de medewerker alle relatie gegevens inzien.
    standaard ziet de medewerker alleen de relatie gegevens van de geplande opdrachten. 

Aanmelding op onbekend apparaat;        
Toestemming of er mag worden ingelogd op een onbekend apparaat  

Verlof registreren:

Je kunt in het systeem de verlof dagen van jouw medewerkers registreren zo zie je direct wanneer de medewerker niet beschikbaar is.  Deze registratie knop vind je bij de medewerker kaart boven in de balk.

Ga naar het tabblad  →  Medewerkers  →   Overzicht   →   Klik op de juiste medewerker       
  →   Verlof registratie  → Verlof registratie invoeren  →  Acties → Opslaan 

Medewerker Deactiveren:

Wanneer een medewerker uit dienst gaat kan je deze zelf deactiveren.
Vanaf het deactiveren kan de medewerker direct niet meer in het systeem en zijn er geen opdrachten meer aan deze medeweker toegewezen. Binnen enkele werkdagen word jouw Plan&Was-contract hier op aangepast.

Ga naar het tabblad Instellingen →  Medewerkers  →  Overzicht  →  kies de juiste medewerker
 →  Acties → Deactiveren →  Opslaan .