E-mail verzendinstellingen (in ontwikkeling)

E-mail instellingen

Vanuit Plan&Was kun je een planning aankondiging, offerte, factuur en betalingsherinnering rechtstreeks per e-mail naar de klant mailen.

Daarbij is het mogelijk om een per type bericht een standaard e-mailtekst/template in te stellen, welke kan worden voorzien van gegevens uit het systeem.

Het versturen van e-mail

Standaard worden de e-mailberichten verzonden via de systemen van Plan&Was, daarbij worden alle berichten verzonden vanaf een uniek e-mailadres die aan de administratie is gekoppeld. De ontvanger ziet dan de eigen bedrijfsnaam als afzendersnaam, met 'uwbedrijfsnaam@notificaties.planwas.nl' als bijbehorend e-mailadres. Dit is zo ingesteld om te voorkomen dat mails vanuit Plan&Was bij de klant in de spam of ongewenste mailbox terecht komen.

Het e-mailadres uwbedrijfsnaam@notificaties.planwas.nl wordt bij de oplevering van de Plan&Was omgeving aangemaakt en ingericht, hiervoor zijn geen verdere instellingen vereist.

Het systeem detecteert zelf of de berichten succesvol zijn verzonden, afgeleverd en/of niet zijn aangekomen. Per bericht is de status hiervan terug te vinden in het log van de verzonden berichten. Komt een e-mail niet aan, raadpleeg dan notificatie die binnen het Plan&Was systeem zichtbaar is en neem eventuele maatregelen om het probleem te verhelpen.

Wanneer de ontvanger de e-mail beantwoord, wordt deze automatisch doorgestuurd naar een eigen e-mailadres.

Versturen via een eigen SMTP server

Wil je mailen vanaf je eigen e-maladres, dan kan dit via een eigen SMTP-server. Deze functie is beschikbaar vanaf het Plan&Was Pro abonnement.

Let op: Het instellen van een eigen SMTP server valt buiten de ondersteuning van Plan&Was. Door gebruik te maken van een eigen SMTP server vervalt de mogelijkheid de berichten-status binnen het systeem te raadplegen. Plan&Was biedt geen ondersteuning bij afleverproblemen, neem hiervoor contact op met de beheerder van de eigen SMTP server.

Vooraf dien je te beschikken over de nodige server gegevens, deze kun je raadplegen bij je webhostingprovider of e-mailprovider.

Ga naar het scherm 'E-mail instellingen' om de uitgaande SMTP server in te stellen.
Pas de instellingen 'E-mail versturen via' aan naar de optie 'Aangepaste smtp-server'.

Je ziet nu een overzicht van de ingestelde gegevens.

Afzender e-mailadres: Vul hier je eigen e-mailadres in, dit wordt de afzender van de berichten uit Plan&Was.
Smtp-server: Vul hier de server-hostname in van de mailserver, deze gegevens zijn afkomstig van de e-mal/hostingprovider.
Poort: De poort 587 is beveiligd (met SSL/TLS), deze is het meest aanbevolen. Poort 25 is een onbeveiligde poort
Beveiliging: Standaard is SSL/TLS aanbevolen
Gebruikersnaam/wachtwoord: Voor poort 587 is het vereist dat je je gebruikersnaam en wachtwoord invult van jouw e-mailadres.

Test bericht versturen om te activeren

Voordat de eigen SMTP server kan worden gebruikt dient er een test bericht te worden gestuurd, na een succesvolle test wordt vervolgens de eigen SMTP server geactiveerd.

Aanvullende informatie Office365 en/of Gmail

Maak je gebruik van Office365 of Gmail, dan is het standaard niet mogelijk om e-mails te versturen via een eigen SMTP server, hiervoor zijn aanvullende stappen vereist om deze in te kunnen stellen.

Maak een app-wachtwoord aan.
Een app-wachtwoord is een lang, willekeurig gegenereerd wachtwoord dat je slechts één keer opgeeft in plaatst van je gewone wachtwoord. Hierop bieden wij geen ondersteuning. Je kunt hiervoor eventueel je systeembeheerder inschakelen of contact opnemen met de support-afdeling van Microsoft/Gmail, raadpleeg deze websites voor verdere instructies;