Spamfilters 

Het mailsysteem van Plan&Was is technisch uitgerust om te voldoen aan de hedendaagse mail en anti-spam methodes. Ondanks alle maatregelen kan het voorkomen dat de berichten niet op juiste wijze worden ontvangen, Dit geldt niet alleen voor e-mails vanuit Plan&Was, maar voor talloze andere e-mailsystemen.

Goed om te begrijpen hoe het mail systeem globaal werkt

• Zodra er in Plan&Was een mail wordt verzonden is deze terug te vinden in het berichtenlog via Beheer; bij de Relatie en/of bij een specifiek document (bijvoorbeeld een factuur).
• De datum/tijd die daarbij wordt vermeld is het moment waarop de e-mail door de mailservers is verwerkt en naar de ontvangende partij is verzonden.
• Indien er vanuit de ontvangende server géén geldige en/of een specifieke reactie is ontvangen waaruit blijkt dat de e-mail niet is afgeleverd wordt deze informatie vermeld in het ‘status’ veld.
  Helaas ontvangen we niet altijd een ndr-bericht van onbezorgde e-mails, waardoor de status niet 100% te garanderen valt.
• Spamfilters zijn door providers, systeembeheerders en gebruikers soms erg streng afgesteld, hier hebben wij helaas geen invloed op.
• In sommige gevallen kan er toch nog een andere/specifieke oorzaak zijn waardoor berichten niet altijd worden afgeleverd.
  Er zijn talloze redenen om in de spam box terecht te komen, soms kan dit te maken hebben met het gebruik van een bepaald woord dat in de e-mail staat of het feit dat er een bijlage bij de e-mail zit.

Hard bounce

Een harde bounce betekent dat het adres van de ontvanger om een permanente reden geen e-mails kan ontvangen. Er worden geen verdere bezorgpogingen gedaan.

Hier zijn enkele van de meest voorkomende oorzaken waarom een e-mail hard bounced;

• Het e-mailadres bestaat niet - De inbox is niet langer actief of is dat nooit geweest
• Typefout in het e-mailadres, bijvoorbeeld gmal.com in plaats van gmail.com
• De server van de ontvanger blokeert de e-mail - Ontvangers die zakelijke diensten gebruiken hebben vaak een streng spamfilterbeleid, wat kan resulteren in harde bounces van e-mails.

Soft bounce

Een soft bounce verwijst naar een e-mail die de mailserver van uw ontvanger bereikt, maar onbezorgd terugkaatst voordat deze de inbox bereikt. In dat geval zal Plan&Was opnieuw proberen de e-mail te bezorgen. Na meerdere mislukte pogingen zal Plan&Was stoppen met het bezorgen om onze verzendreputatie te behouden.

Een soft bounce is een tijdelijk probleem met de bezorging, in tegenstelling tot een hard bounce, dat permanent is. Enkele mogelijke redenen voor soft bounces kunnen zijn:

• De mailbox van de ontvanger is vol - Alle verdere pogingen om e-mails te verzenden zullen resulteren in soft bounces
• Server time-out - De server van de ontvanger is mogelijk in onderhoud of tijdelijk niet beschikbaar om andere redenen
• De e-mail is te groot - Sommige inboxen staan mogelijk geen e-mails toe met bijlage die groter zijn dan een bepaalde grootte
• De e-mail kan worden geblokkeerd vanwege de inhoud - Dit kan gebeuren vanwege de anti-spam of antivirusfilters van de ontvangende server
• De ontvangende server heeft de e-mail juist ontvangen maar stuurt deze namens @notificaites.planwas.nl door naar een ander e-mailadres, het doorsturen is vanwege ons afzender-beleid niet toegestaan.

Het kan voorkomen dat de ontvanger het bericht dan binnen krijgt in de spammap of als ongewenste e-mail. Gratis maildiensten zoals Gmail, Hotmail, Outlook of Office 365 zijn e-maildiensten die erom bekend staan dat ze om allerlei onduidelijke redenen e-mails in de spam box laten verdwijnen. Dit geldt niet alleen voor e-mails vanuit Plan&Was, maar voor talloze andere e-mails.

.

Verhoog uw reputatie

Berichten die niet zijn afgeleverd vanwege een hard- of softbounce kunnen schadelijk zijn voor de afzender reputatie. Om een gezonde reputatie als afzender te behouden moeten bounces altijd worden voorkomen, enkele punten die u kunt doen om e-mail bounces te voorkomen;

• E-mailadressen valideren - Controleer deze op spel/typefouten
• Verwijder harde bounces onmiddellijk uit uw contactenlijst
• Stuur niet opnieuw naar ongeldige e-mailadressen

Naast het ervoor te zorgen dat de e-mails niet naar onbestelbare adressen worden verzonden, probeer de inhoud van het bericht te optimaliseren door spaarzaam om te gaan met het gebruik van afbeeldingen en links en het gebruik van spam-achtige woorden te voorkomen, zoals;

• Handel nu
• Verdien geld
• Aanbieding verloopt
• Beste prijs
• Bonus
• Goedkoop
• Gratis
• Korting

Toch e-mail ontvangen als spam?

• Vraag aan de klant of hij jouw e-mailadres en het domein ‘@notificaties.planwas.nl' op de lijst met veilige afzenders wil zetten.
• Vraag aan je klant of hij de e-mail steeds handmatig kan verplaatsen naar de inbox en markeren als 'geen spam'. De spamfilter kan hier na verloop van tijd van leren.
• Vraag je klant om een klacht in te dienen bij zijn e-mailprovider en hen te verzoeken de spamfilters beter in te stellen.