Update - December 2024

Met regelmaat krijgen wij vragen over nieuwe functies en tips om het systeem nog beter te laten aansluiten op de wensen van onze gebruikers. In de afgelopen periode zijn we bezig geweest om een groot aantal nieuwe functies uit te werken, welke binnenkort beschikbaar komen;

• Vernieuwde Look&Feel
• WhatsApp integratie (nieuwe functie)
• Urenregistratie (nieuwe functie)
• Offertes (nieuwe functie)
• Bestanden/foto's uploaden (nieuwe functie)
• Planning (functies uitgebreid)
• Facturatie (functies uitgebreid)

De genoemde functies komen begin volgend jaar beschikbaar, lees hierover meer in deze update mededeling.

Nieuwe Look&Feel

Het gehele systeem is in een nieuw jasje gestoken met als doel het nog overzichtelijker te maken. Daarbij is de website/backoffice omgeving opnieuw vormgegeven. Ook is de omgeving beter geschikt voor het gebruik op de telefooon/smartphone, waardoor ook onderweg de beheerfuncties beschikbaar zijn.

Het zal in het begin even wennen zijn; de vernieuwde indeling van de schermen die anders zijn opgebouwd, de navigatie-knoppen, overzichten en filters zijn gewijzigd, waardoor deze vriendelijker in gebruik zijn. De meeste functies en werkmethodes zijn gelukkig hetzelfde gebleven. Lees hieronder de belangrijkse wijzigingen en nieuwe functies;

• De navigatie-knoppen zoals 'dashboard, planning, relaties, etc..' zijn verplaatst naar een menu aan de linkerzijde. Vanuit hier is het eenvoudig om van scherm te wisselen en het systeem te gebruiken.
   
• Globale zoekfunctie (nieuw!)
  Op zoek naar een bepaalde functie binnen Plan&Was, klant, opdracht of factuur? Doorzoek de gehele administratie met een simpele zoekterm.
   
• Overzichten en detailschermen zijn voorzien van een nieuwe indeling. Hierbij zijn de navigatie/filter- en functieknoppen opnieuw ingedeeld en zijn voorzien van nieuwe symbolen. In overzichten is het mogelijk om zoekopdrachten te combineren door meerdere opties gelijktijdig te filteren.

WhatsApp integratie

Naast e-mail en sms bieden we binnenkort ook de mogelijkheid om via WhatsApp te communiceren.

Hiermee wordt het mogelijk om aankondigingen, notificaties, facturen en betalingsherinnering te versturen via WhatsApp naar de eindklant.

Er zijn 2 methodes om WhatsApp te gebruiken in combinatie met Plan&Was;

• Delen via WhatsApp (beschikbaar vanaf Plus pakket)
  Hiervoor wordt gebruik gemaakt van WhatsApp op een eigen (bedrijfs)telefoon; het delen kan vanaf het toestel zelf of via WhatsApp desktop op de computer. Met deze functie is het mogelijk om gegevens te delen (per bericht) vanuit Plan&Was en zelf te versturen via WhatsApp. Via de 'Deel' optie is het niet mogelijk berichten automatisch te versturen.
  Belangrijke eigenschappen;
  • Gratis inbegrepen in Plan&Was
  • Vereist eigen telefoon, geinstalleerd WhatsApp.
  • Vanaf de computer is WhatsApp Desktop vereist.
    
    
     
• Automatisch versturen via WhatsApp (beschikbaar vanaf Pro pakket)
  Het versturen van WhatsApp vanuit Plan&Was werkt op vergelijkbare wijze als via e-mail en sms. Verstuur notificaties, offertes, facturen en betalingsherinnering rechtstreeks én automatisch vanuit het systeem. Om berichten geautomatiseerd te kunnen sturen is een speciaal telefoonnummer vereist voor WhatsApp, deze kan optioneel worden afgenomen of gebruik een eigen telefoonnummer welke nog niet in gebruik is voor WhatsApp.
  
  Op basis van dit telefoonnummer wordt er een eigen WhatsApp account aangemaakt, waardoor de ontvanger de bijbehorende bedrijfsgegevens ziet staan.
  Belangrijke eigenschappen;
  • Bespaar tijd door automatische verzending
  • Bedrijfsaccount met eigen nummer/logo en contactgegevens.
  • Communiceer rechstreeks met de ontvanger
  • Bepaal per klant de verzendwijze (E-mail, sms of WhatsApp)
  • Volledig geintegreerd in Plan&Was

Urenregistratie

Krijg meer inzicht door het bijhouden van de gewerkte uren, verlof en afwezigheid. Automatische tijdregistratie per medewerker op basis van de ingeplande en uitgevoerde werkzaamheden, aan te vullen met zelf in te voeren tijden. 

Per medewerker wordt de urenregistratie bijgehouden en gekoppeld aan de opdrachten, relaties en facturatie. 
 

Beschikbaar vanaf [Premium pakket]

Offertes

Nadat er een inmiddels een succesvolle proefperiode is geweest met een aantal gebruikers, is de ontvangen feedback verwerkt en komt ook de Offerte module binnenkort beschikbaar.

Stel op eenvoudige wijze een offerte op, breng deze digitaal uit naar de klant, waarbij de klant deze online kan inzien. Na akkoord van de klant ontvang je hierover bericht en kan de offerte direct worden omgezet naar ingeplande werkzaamheden.

Beschikbaar vanaf [Plus pakket]

Bestanden/foto's uploaden (Professional)

Binnen het systeem én via de app wordt het mogelijk om foto's en andere documenten te koppelen aan de relaties, offertes, opdrachten en facturen. Deze bestanden zijn eenvoudig te uploaden en als bijlage toe te voegen aan e-mails, voor bijvoorbeeld de facturatie.

Beschikhaar vanaf [Premium pakket]

Planning schemas

Er is een nieuw scherm toegevoegd met daarin een overicht van alle actieve schemas. Via dit scherm zijn van alle klanten de reeksen op te vragen en geeft een duidelijk inzicht over alle actieve oprachten

Beschikbaar vanaf [Basis pakket]

Planning functies uitgebreid

We begrijpen dat de planning essentieel is binnen het systeem, met grootste zorg hebben we de schermen en de functionaliteit hiervan onder handen genomen. Alle bestaande functies zijn nog aanwezig en werken nog zoals voorheen. Daarnaast zijn er nieuwe functies bijgekomen om het plannen van opdrachten nog eenvoudiger te maken.

• Weergave voor termijn, week en dagplanning
  • Het actiepaneel is nu standaard zichtbaar op de planning pagina, waarbij deze is uitgebreid met de Google Streetview implementatie.
  • Ook is de breedte per kolom/agenda te vrij in te stellen/te verslepen. De dag- en medewerker kolommen zijn hierdoor in breedte aanpasbaar, om alle gegevens te kunnen zien.
     
• Kalender jaarplanning downloaden (versturen via systeem extra module)
  Het is mogelijk om per klant een jaarplanning te downloaden van één of meerdere schemas.
   
• Medewerker koppelen aan gehele kolom (week- of dag planning)
  Koppel een medewerker aan alle opdrachten van een bepaalde week en/of dag door de medewerker te slepen naar de betreffende periode(kolom).
   
• Planning op Specifieke datums
  Naast de bestaande opties 'Eenmalig, wekelijks/maandelijks/op weeknummer' is het nu ook mogelijk om met de klant afgesproken specifieke datums direct in te plannen, hierbij is het mogelijk om meerdere datums op te geven, waarop dezelfde opdracht wordt ingepland.

• Planning volgens Route/Wijkronde
  Vanaf nu is het mogelijk om opdrachten gezamenlijk van verschillende klanten, met behulp van de Route/Wijkronde, dezelfde frequentie en planning toe te wijzen. Op deze manier is het mogelijk om de planning op Route/Wijkronde-niveau te bepalen, waarbij de toegewezen klanten deze automatisch volgen.
   
• Achterstallige opdracht bijwerken in de app
  Wanneer er opdrachten nog niet zijn uitgevoerd kan het zijn dat deze langere tijd openblijven staan, en de vervolg planning niet meer aansluit.  Met deze functie is het mogelijk om een achterstallige opdracht automatisch te laten aanpassen naar de werkelijke uitvoeringsdatum. Dit gaat middels de vraag of je de planning wilt laten herschikken om deze op de nieuwe datum te laten aansluiten.

Beschikbaar vanaf [Basis pakket]

Facturatie functies uitgebreid

• Betalingsstatus aanpassen
  Wanneer er een betaling is geregistreerd komt het wel eens voor dat deze achteraf niet correct blijkt te zijn, het is nu ook mogelijk om een betaling status achteraf aan te passen.
  
  Let op:  Staat de betaling ook al geregistreerd in het boekhoudpakket dan dien je deze ook daar nog bij te stellen.
   
• Factuur kopiëren
  Het is mogelijk om een kopie te maken van een reeds verzonden factuur. Met deze functie kan je bijvoorbeeld een verkeerd opgestelde verzonden factuur kopiëren en aanpassen. Op die manier is het niet meer nodig een geheel nieuwe factuur op te stellen. Vervolgens kan je de foutieve factuur crediteren en de kopie naar wens aanpassen en aan de klant versturen.

Beschikbaar vanaf [Basis pakket]